Yrityksiä on erilaisia ja niiden tarpeet tilojen suhteen vaihtelevat suuresti. Yksi asia kuitenkin yhdistää kaikkia yrityksiä - siisteys ja hygienia ovat tärkeitä tekijöitä työntekijöiden viihtyvyyden, työhyvinvoinnin ja sitä kautta myös yrityksen tehokkuuden kannalta. Yrityssiivouksen kilpailutus on tehokas tapa löytää luotettava ja ammattitaitoinen siivouspalveluiden tarjoaja, joka vastaa yrityksen tarpeisiin.
Pureudumme tässä blogiartikkelissa tarkemmin yrityssiivouksen kilpailutusprosessiin. Listaamme viisi syytä, miksi yrityssiivous kannattaa kilpailuttaa, sekä annamme kuusi hyvää vinkkiä, miten onnistut kilpailutuksessa.
Miksi tehdä yrityssiivouksen kilpailutus?
1. Eri palveluntarjoajien kartoitus
Ensimmäinen, ja ehkäpä tärkein syy toteuttaa yrityssiivouksen kilpailutus on tutustua eri palveluntarjoajiin, ja siihen, miten he voisivat osaltaan kehittää yrityksen arkea. Kilpailutuksen avulla pystyt selvittämään eri palveluntarjoajien toimintatapoja. Voit selvittää, millaiset laitteita ja materiaaleja he käyttävät, millainen henkilökunta heillä on ja miten he hoitavat siivousprojekteja.
Eri palveluntarjoajien huolellinen kartoitus auttaa valitsemaan juuri yritykselle sopivan palveluntarjoajan. Jokaisella yrityksellä on omat tarpeensa ja vaatimuksensa siivouksen suhteen, joten kilpailuttaminen antaa mahdollisuuden löytää juuri oikeanlaisen kumppanin.
2. Parannukset laadussa
Oli kilpailutusprosessin lopputulema mikä tahansa, se useimmiten parantaa palvelun laatua. Kun eri yritykset kilpailevat saadakseen yrityksesi asiakkaakseen, ne todennäköisesti panostavat enemmän laatuun ja asiakastyytyväisyyteen. Palveluntarjoajat pyrkivät erottumaan kilpailijoistaan tarjoamalla parempaa palvelua ja luomalla pitkäaikaisia asiakassuhteita.
Kilpailutuksen ei myöskään tarvitse johtaa palveluntarjoajan vaihtoon, jotta laatu voisi parantua. Avoin ja selkeä kilpailutus kannustaa myös nykyistä palveluntarjoajaa tarkistamaan palvelunsa tasoa ja nostamaan se huippuunsa.
3. Läpinäkyvyyden lisääminen
Avoimessa ja huolella hoidetussa kilpailutuksessa on aina myös se hyvä puoli, että se lisää läpinäkyvyyttä. Kun pyydät tarjouksia eri yrityksiltä, saat selkeän kuvan siitä, mitä palvelut sisältävät ja millaisia kustannuksia niihen liittyy. Näin voit tehdä parempia päätöksiä, sekä välttää piilokuluja tai yllättäviä lisämaksuja. Kilpailutusprosessi pakottaa myös palveluntarjoajat olemaan avoimia hinnoittelunsa suhteen.
4. Säästöpotentiaali
Sanasta kilpailutus tulee useimmille mieleen ensimmäisenä edullisimman hinnan etsiminen. Vaikka yrityssiivouksen kilpailutuksessa ei kannata tehdä päätöksiä pelkän hinnan perusteella, ovat potentiaaliset kustannussäästöt yksi tärkeimmistä syistä, miksi yrityssiivouksen kilpailutus kannattaa tehdä.
Kun pyydät tarjouksia eri siivousyrityksiltä ja vertaat niitä keskenään, voit löytää edullisimman vaihtoehdon omalle budjetillesi. Saatat huomata, että hinnat voivat vaihdella merkittävästi eri palveluntarjoajien välillä samanlaisten palveluiden osalta. Kilpailuttamalla voit siis säästää rahaa pitkällä aikavälillä.
5. Neuvottelu sopimusehdoista
Hinnan lisäksi kilpailuttaminen antaa sinulle mahdollisuuden neuvotella myös sopimusehdoista. Voit esimerkiksi pyytää pidempää sopimusaikaa tai joustavampia maksuehtoja. Kilpailutusprosessin aikana voit keskustella eri palveluntarjoajien kanssa heidän tarjouksistaan ja ehdotuksistaan sekä neuvotella parhaat mahdolliset sopimusehdot omalle yrityksellesi. Näin voit räätälöidä sopimuksen juuri omien tarpeidesi mukaan.
Näin onnistut yrityssiivouksen kilpailutuksessa
1. Määrittele selkeät kriteerit
Ensimmäinen askel kilpailuttamisessa on määritellä selkeät kriteerit ja odotukset siivouspalvelulle. Tämä voi sisältää esimerkiksi siivottavien tilojen laajuuden, siivoustaajuuden, siivouksen toivotut ajankohdat, erityistarpeet, budjetin sekä sopimuskauden pituuden. On hyvä tehdä perusteellinen selvitys omista tarpeista ennen kilpailutuksen aloittamista, jotta palveluntarjoajien on helppoa antaa mahdollisimman osuvat tarjous.
2. Tee kartoitus palveluntarjoajista
Seuraavaksi kannattaa kerätä tietoa eri siivousyrityksistä ja niiden palveluista. Tähän tehokkain tapa on monesti hakukoneet ja yritysten verkkosivut. Lisäksi voit esimerkiksi kysyä suosituksia kollegoilta tai käydä alan messuilla.
Yritysten verkkosivuilta löydät useimmiten jo kattavasti tietoa palveluntarjoajan mahdollisesta sopivuudesta yrityksesi tarpeisiin. Kannattaa tutustua yritysten referensseihin sekä selvittää niiden kokemusta vastaavanlaisten kohteiden hoitamisesta.
3. Tee huolellinen tarjouspyyntö
Kun potentiaaliset palveluntarjoajat on valittu, on aika pyytää heiltä tarjouksia. Tarjouspyynnön tulisi sisältää kaikki aiemmin määritellyt kriteerit ja odotukset. Tilojen tiedot, kuten pinta-ala, huoneiden määrä ja erityiset vaatimukset tulisi kuvata yksityiskohtaisesti. Aikataulu ja toimitusajankohdat sekä mahdolliset kiireellisyystarpeet tulee myös mainita tarjouspyynnössä.
Laatuvaatimusten asettaminen on olennainen osa tarjouspyyntöä. Näihin kuuluvat esimerkiksi siivouksen tarkkuus, käytettävät puhdistusaineet ja -menetelmät sekä mahdolliset sertifikaatit tai luvat. Hinnoittelun osalta pyydettään yksityiskohtaista hinta-arviota, joka sisältää kaikki palvelut ja lisäkustannukset.
Tarjouspyynnössä tarjoajilta voidaan myös pyytää referenssejä aiemmista asiakkaista sekä kuvausta heidän kokemuksestaan vastaavien tilojen siivouksesta. Tarjouspyynnössä tulee myös määritellä selkeät päivämäärät tarjousten jättö- ja valintaprosessille.
4. Järjestä katselmukset
Katselmusten järjestäminen on myös tärkeä osa siivouspalveluiden hankintaprosessia. Katselmus antaa palveluntarjoajille mahdollisuuden saada hyvä käsitys tiloista, joihin he aikovat tarjouksen jättää. Katselmuksen aikana palveluntarjoajat voivat tutustua tarkemmin siivottaviin tiloihin ja arvioida niiden kuntoa sekä siivoustarpeita. Tämä auttaa heitä tekemään realistisen ja kilpailukykyisen tarjouksen, joka vastaa yrityksen tarpeita.
On suositeltavaa järjestää katselmus kaikkien potentiaalisten palveluntarjoajien kanssa samanaikaisesti tai lyhyellä aikaikkunalla. Tällöin kaikki saavat saman tiedon ja pystyvät vertailemaan tiloja yhtäläisillä lähtökohdilla.
Katselmuksessa kannattaa käydä läpi tarkasti kaikki ne alueet, jotka sisältyvät siivouspalveluiden piiriin. Palveluntarjoajille tulisi antaa mahdollisuus esittää kysymyksiä ja selvittää epäselvyyksiä liittyen esimerkiksi erikoispintojen hoitoon tai muihin erityistarpeisiin.
5. Vertaile tarjouksia huolellisesti
Tarjousten saavuttua kannattaa tehdä huolellinen vertailu eri vaihtoehtojen välillä. Riippuu aina yrityksestä, mitkä kriteerit nousevat valinnassa tärkeimpään rooliin. Tärkeitä vertailukohtia ovat esimerkiksi hinta, laatu, kokemus ja referenssit. On myös hyvä arvioida palveluntarjoajien kykyä vastata erityisvaatimuksiin ja tarjota joustavia sopimusmahdollisuuksia.
Usein kuitenkin yksittäisiä tekijöitä tärkeämpään rooliin nousee toimiva kokonaisuus. Monet siivouspalveluita tarjoavat yritykset voivat tuottaa myös muita yritysten tiloihin liittyviä palveluita, kuten kiinteistö-, ravintola-, turvallisuus- ja tukipalveluita. Eri tilapalveluiden keskittäminen yhdelle toimijalle voi tuottaa yrityksille merkittäviä synergiaetuja: ota myös tämä huomioon valintaa tehdessä!
6. Tee kirjallinen sopimus
Kun yrityssiivouksen kilpailutus on tehty ja sopiva palveluntarjoaja on valittu, seuraava askel on tehdä kirjallinen sopimus. Sopimuksessa tulee määritellä selkeästi osapuolet, kuvailla sovitut palvelut yksityiskohtaisesti, sisältää tiedot hinnoittelusta ja maksuehdoista, määritellä sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot, selvittää vastuu- ja vahingonkorvauskysymykset sekä allekirjoituspäivämäärät.
Lopuksi
Yrityssiivouksen kilpailutus on tehokas tapa löytää luotettava ja ammattitaitoinen siivouspalveluiden tarjoaja, joka vastaa yrityksen tarpeisiin. Kilpailutuksen avulla pystytään selvittämään eri palveluntarjoajien toimintatapoja ja valitsemaan juuri yritykselle sopiva kumppani.
Kilpailuttaminen parantaa palvelun laatua, lisää läpinäkyvyyttä, mahdollistaa säästöpotentiaalin hyödyntämisen sekä antaa mahdollisuuden neuvotella sopimusehdoista. Onnistuakseen kilpailutuksessa tulee määritellä selkeät kriteerit, tehdä huolellinen tarjouspyyntö, järjestää katselmukset ja vertailla tarjouksia huolellisesti ennen kirjallisen sopimuksen tekemistä.
Mikäli haluat kilpailuttaa yrityksesi siivouspalvelut, ota meihin yhteyttä!
