ISS Suomi on ottanut kesällä käyttöön kansainvälisen hankinnasta maksuun -järjestelmän. Se tekee hankinnasta paitsi helpompaa, myös entistä vastuullisempaa.
Mikä yhdistää kananmunia, traktoreita ja putkimiestä? Vastaus on ISS-konsernin uusi hankinnasta maksuun -järjestelmä (P2P, Purchase to Pay), jonka ISS Suomi on ottanut yli 30 ISS-maasta ensimmäisenä käyttöön.
– Hankinnasta maksuun pitää sisällään käytännössä kaiken, mitä me ISS:llä hankimme työn tuottamiseen asiakkaalle tai tukipalveluille, kertoo Sanna Rautio, joka toimii Suomessa projektipäällikkönä kansainvälisen hankinnasta maksuun -järjestelmän käyttöönotossa.
Uusi järjestelmä näyttää läpinäkyvästi, mitä on ostettu ja kuinka paljon, kenen toimesta ja milloin. Se myös täsmäyttää automaattisesti tilaukseen liittyvän laskun, kirjaa laskun suoraan kirjanpitoon ja maksaa laskun vasta kirjauksen jälkeen eräpäivänä. Järjestelmän tavoitteena on luoda koko ISS:lle yksi, yhtenäinen toimintatapa sekä tehdä tarvikkeiden ja palveluiden hankkiminen työntekijälle mahdollisimman helpoksi ja vastuulliseksi. Kun esimerkiksi siivouspalveluun täydennetään pesuaineita ja työvaatteita tai kiinteistöhuolto tarvitsee kohteeseen vuosihuollon, kaikki hankinnat tehdään yhdessä järjestelmässä.
– Haluamme tehdä ostamisen ja tilaamisen mahdollisimman yksinkertaiseksi esimiehille, koska heidän tehtävänsä on tuottaa asiakkaille palvelua ja pitää heidät tyytyväisinä. Hankinnan tehtävä taas on löytää mahdollisimman sopivat ja hyvät toimittajat ja kumppanit, sanoo hankintajohtaja Katri Rissanen.
Vastuullisuus ennen kaikkea
Hankinnasta maksuun -järjestelmän avulla ISS:n on mahdollista varmistaa etukäteen kaikkien toimittajien ja kumppaneiden vastuullisuus. Kaikkia sopimustoimittajia vaaditaan täyttämään HSEQ-kysely (Health, Safety, Environment, Quality) ja heidän tulee kuulua Luotettava kumppani -palveluun. Tämän lisäksi ISS:llä on oma ISS Supplier Code of Conduct ja turvallisuusohjeet, jotka toimittajan tulee hyväksyä. Hankintajärjestelmään viedään vain ne toimittajat, jotka on tarkastettu ja todettu sopiviksi. Kun ISS:n työntekijä tekee hankinnan järjestelmän kautta, hän voi olla varma, että toimijan vastuullisuus on huomioitu.
– Haluamme näin varmistaa asiakkaillemme, että käyttämämme toimittajat täyttävät vähintään minimivaatimukset ja yleensä enemmänkin, Rautio kertoo.
Mikäli asiakasyrityksellä on esimerkiksi turvallisuuteen liittyviä erityistarpeita, järjestelmään voidaan määritellä myös asiakaskohtaisia vaatimuksia, kuten alihankkijan taustojen selvittämistä. Tiettyjä toimittajia voidaan myös kiinnittää vain tiettyjen asiakkuuksien käyttöön.
Prosessien tehostamista ja esimiestyön helpottamista
Käyttäjän näkökulmasta suuri parannus on se, että kaikki hankintaan liittyvä on yhdessä järjestelmässä ja kaikki toimittajat on arvioitu jo etukäteen. Aiemmin esimiesten käytössä oli hankintajärjestelmän sijaan listat hankinnan suosittelemista sopimustoimittajista, joista esimiehet etsivät sopivat toimittajat ja tilasivat heiltä suoraan.
– Käytännön ero on se, että sopimustoimittajalista oli vain ohjaava lista ja eri toimittajilla oli eri tilaustavat. Hankintoja tehtiin suoraan eri verkkokaupoista, joihin tarvittiin erilliset tunnukset. Nyt kaikki on nivottu yhteen paikkaan, Rautio summaa.
Nyt esimies voi tehdä tilauksen järjestelmässä nopeasti ja tietää toimivansa vastuullisesti.
– Esimiehille on suuri helpotus, kun aikaa ei mene toimittajien etsimiseen, Rautio sanoo.
Hankinta taas hyötyy siitä, että ostot voidaan ohjata luotettaviksi todetuille toimittajille suoraan ja näin varmistaa hankintaketjun vastuullisuus. Hankinnoista kertyvä data antaa rajattomat mahdollisuudet raportoinnin ja ennustamisen kehittämiseen. Ostolaskujen käsittelyn automatisointi tehostaa prosessia kokonaisuutena.
Koulutuksia ja muutosjohtamista
ISS Suomi on hankinnasta maksuun -järjestelmän pilottimaa, joka otti järjestelmän ensimmäisenä ISS-maana käyttöön tässä laajuudessa.
– Pilottimaana meillä on mahdollisuus vaikuttaa paljon, mutta toisaalta meille tulee vastaan enemmän teknisiä haasteita. Muut maat saavat ottaa järjestelmän käyttöönsä helpommin ja pehmeämmin, Rautio kertoo.
Uuden järjestelmän käyttöönotto ja uusien toimintatapojen jalkauttaminen on vielä kesken. Rissasen mukaan hankinnalla onkin edessä perehdytysten ja koulutusten täyteinen syksy.
– Tulevan syksyn teema on muutosjohtaminen. Tavoitteena on saada kaikki ymmärtämään, mitä hyötyä uudesta järjestelmästä on, Rissanen summaa.
