Ravintolan starttiprojekti sujuu ISS:llä saumatta suunnittelusta luovutukseen, kiitos käytössä olevien työkalujen ja huippuunsa hiotun prosessin. Lopputuloksena on ravintola, jolla on kaikki onnistuneen toiminnan edellytykset.
Marras–joulukuun taitteessa Outokummun Tornion tehtaalle aukeaa neljä uutta ISS:n ravintolaa. Ennen kuin ensimmäiset aamukahvit ja lounaat tarjoillaan, ravintolan avautumisen eteen on tehty töitä jo vähintään kolmen kuukauden ajan. Eikä työ lopu siihen – avajaispäivän jälkeen ravintolan haltuunottoprojekti jatkuu vielä seuraavat kolme kuukautta.
– Isoissa kokonaisuuksissa ja monipalvelukohteissa starttiaika voi olla huomattavasti tätäkin pidempi. Outokummun starttien valmistelu alkoi jo kesäkuussa. ISS:llä on haltuunottoa varten ohjeet ja vakiomuotoiset työkalut, joita sovelletaan jokaisessa projektissa, kertoo Minna Oksanen, projektipäällikkö ISS Food Service Excellence -tiimistä.
Ravintolan haltuunottoa mietitään jo palvelun myyntivaiheessa, mutta varsinainen suunnittelu alkaa, kun projektille nimetään projektipäällikkö. Tämä on vastuussa ravintolan haltuunottoprojektin suunnittelusta, aikatauluista, resursoinnista ja esimerkiksi viestinnästä.
– Selkeän tehtävänjaon ja viestinnän lisäksi yhteisen sävelen löytäminen asiakkaan kanssa on tärkeää alusta pitäen. Mitä aktiivisemmin asiakas osallistuu projektiin, sitä paremmin projekti etenee, mahdolliset haasteet saadaan ratkottua ja muutostarpeet tunnistettua. Outokummun ravintolapalveluiden haltuunottoprojektissa meillä on hyvä yhteistyö, Oksanen toteaa.
Yksityiskohtaisen suunnitteluvaiheen jälkeen edetään toteutukseen, jossa luodaan puitteet toiminnan aloittamiselle.
Ammattilaiset ja lounasannokset avainasemassa
Outokummun ravintolan aukeamiseen on aikaa yhdeksän viikkoa, ja käynnissä on toteutusvaihe. Esimiesten rekrytointi on jo tehty ja työntekijöiden rekrytointi on käynnissä.
– Rekrytointi on erittäin tärkeä osa ravintolan haltuunottoprojektin onnistumista. Ammattitaitoiset työntekijät, jotka ehditään perehdyttää hyvin, ovat onnistumisen edellytys.
Ammattilaisten lisäksi avainasemassa on itse ruoka. Palvelukuvausten ja myytyjen konseptien pohjalta laaditaan muun muassa tuotevalikoimat ja ruokalistat. Outokummussa ravintolan asiakkailta kysytään myös etukäteen mieltymyksiä, jotta uuden ravintolan ruoka varmasti maistuu juuri heille.
– Listalta pitää löytyä myös ne perinteiset suosikkiannokset, joita asiakkaat ovat tottuneet syömään lounaalla vuosien ajan, Oksanen toteaa.
Osaaminen ja laitteet ajan tasalle
Vähintään kuusi viikkoa ennen ravintolan avajaisia hankitaan välineet, astiat, koneet, työasut, kassat ja esimerkiksi puhelimet. Viikkoa ennen käynnistetään työntekijöiden kohdekohtaiset perehdytykset ja tehostetaan viestintää joka suuntaan. Avautumista edeltävinä päivinä on puolestaan aika tehdä esivalmisteluja sekä laittaa ravintoloiden keittiöt ja salit kuntoon.
– Esimiehet aloittavat työt hyvissä ajoin ennen ravintolan avautumista ja heille perehdytetään sopimuksen sisältö, toimintasuunnitelmat sekä ravintolapalvelujen ja asiakaskohteen erilaiset järjestelmät. Ravintolan avauksessa on mukana myös tukiyksikön perehdyttäjiä Service Excellence -yksiköstä. He varmistavat, että kaikki sujuu sopimuksen ja suunnitelmien mukaisesti.
Usein ravintolatilojen ilmeeseen tehdään muutoksia, joilla parannetaan tilojen viihtyvyyttä ja toiminnallisuutta ja jotka myös tukevat myytyä konseptia. Tilamuutosprojekteista vastaavat ISS:n tilapalveluiden sisustusarkkitehdit. Muutoksia voidaan toteuttaa ennen ravintolan avautumista tai myöhemmin toiminnan kehittämisen aikana.
– Outokumpuun suunnitelluista muutoksista suurin osa pyritään toteuttamaan jo viikonlopun aikana ennen ravintolan avautumista ja loput myöhemmin ravintoloiden jo ollessa auki. Muutosten aikataulut suunnitellaan niin, että niistä aiheutuu mahdollisimman vähän häiriöitä sopimuskumppanille, käyttäjäasiakkaille ja muille tiloissa toimiville, Oksanen selventää.
Tavoitteena sovitun laadun toteutuminen
Ravintolan toiminnan optimointi alkaa päivästä, jolloin siellä tarjoillaan asiakkaille ruokaa ensimmäisen kerran. Vaihe kestää 3–6 kuukautta.
– Tavoite on, että uuden ravintolan toiminta vakiintuu suunnitellulle tasolle. Seuraamme toiminnan tunnuslukuja ja pyrimme analyyseillä varmistamaan muun muassa asiakasyhteistyön onnistumisen, sovitun laadun toteutumisen ja taloudellisen toiminnan edellytykset.
Optimointiaikana tehdään päätökset mahdollisista ravintolatoiminnan muutoksista, suunnitellaan korjaavat toimenpiteet ja toteutetaan ne. Tämän jälkeen haltuunottoprojekti päätetään ja asiakkuusjohto ja paikallinen tiimi vastaavat päivittäisestä toiminnasta ja sen jatkuvasta kehittämisestä.
– Luovutusvaiheeseen voidaan ajoittaa myös auditointi, jossa todetaan toimipaikan tulos- ja asiakastyytyväisyys, laatutaso sekä mahdolliset kehittämiskohteet.
Onnistunut projekti nojaa hyvään yhteishenkeen
Oksanen korostaa, että selkeän työnjaon ja aikataulussa pysymisen lisäksi hyvän ilmapiirin ja fiiliksen ylläpitäminen on ravintolan haltuunottoprojektin onnistumisen kannalta olennaista.
– Yhdessä tekemisen tunne on tärkeä. Projekteissa on mukana lukuisia ihmisiä, joista osa kaipaa tietoa pala kerrallaan, osa haluaa tuntea kokonaisuuden. Näiden asioiden ja ihmisten huolten huomioiminen on tärkeää viestinnän suunnittelun ja ilmapiirin kannalta.
Toisaalta ISS:n ammattilaisten on tunnettava asiakkaan toimintaa ja tunnistettava heidän tarpeensa.
– Asiakkaan tarpeisiin on tutustuttava aktiivisesti ja sopimusta tulkittava projektin aikana yhdessä asiakkaan kanssa. Näin löytyy yhteinen sävel ja projektin sopeuttaminen asiakkaan toimintaan onnistuu!
