Rekrytoinnin tietosuojaseloste

Päivitetty: 28.3.2023

1. Rekisterinpitäjä

ISS Palvelut Oy
Y-tunnus 0906333-1
Karvaamokuja 2 A 00380 Helsinki

sekä

Suomen Laatutakuu Palvelut Oy
Y-tunnus 0956682-8
Karvaamokuja 2 A 00380 Helsinki

sekä

ISS Ylläpitopalvelut Oy
Y-tunnus 2129178-3
Lentokentäntie, 65380 Vaasa

sekä

ISS Palvelut Holding Oy
Y-tunnus 2071865-0
Karvaamokuja 2 A 00380 Helsinki

tietosuoja-asetuksen tarkoittamina yhteisrekisterinpitäjinä. Jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”

Lisätietoa yhteisrekisterinpitäjyydestä löydät kohdasta ”Selvitys Yhteisrekisterinpitäjyydestä”.

Rekisterinpitäjä päivittää tätä selostetta tarpeen mukaan. Muutoksista, jotka merkittävästi vaikuttavat rekisteröityjen oikeuksiin, ilmoitetaan rekisteröidyille organisaation kommunikaatiokanavien kautta.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste:

Henkilötietoja käsitellään rekrytointipäätöksen tekemiseksi. Rekrytoitavan antamia henkilötietoja voidaan käyttää rekrytoitavan tavoitteluun tai mahdollisten tunnusten luomiseen ennen työsuhteen alkamista.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn suostumukseen sekä toissijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Oikeutettu etu perustuu tässä yhteydessä rekisterinpitäjän intressiin varautua mahdolliseen rekisteröidyn esittämään oikeusvaateeseen tai tarpeeseen sujuvoittaa rekrytointiprosessia.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

3. Rekisterin tietosisältö:

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:

Työnhakijoiden perustiedot, CV- ja hakemustiedot, koulutus- ja pätevyystiedot, yhteystiedot, kansalaisuustiedot, mahdollista työlupaa koskevat tiedot, hakijoiden arviointitiedot, henkilötunnus, ajokorttitiedot, valokuva, tiedot suosittelijoista, vapaaehtoisen videotervehdyksen tiedot, tiedot mahdollisista työntekoon vaikuttavista rajoitteista.

Mikäli työtehtävään vaaditaan rikostaustaote tai turvallisuusselvitys, voidaan tämmöinen suorittaa rekisteröidyn suostumuksella jo rekrytointivaiheessa.

4. Henkilötietojen säilytysaika:

Kohdistettuun tehtävään hakeneen työnhakijan tiedot
Työnhakijan tiedot poistetaan rekisteristä automaattisesti kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämishetkestä lukien.

Avoimen hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot
Mikäli lähetetty hakemus ei ole kohdistettu mihinkään tiettyyn tehtävään (avoin hakemus), voi työnhakija koska tahansa pyytää tietojensa poistoa. Tällöin tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä, mikäli Rekisterinpitäjällä ei ole erityistä työoikeudellista velvoitetta säilyttää hakemusta. Käsittelemme avoimia hakemuksia kuuden kuukauden ajan. Avoimen hakemuksen jättänyt työnhakija voi myös ennen kuuden kuukauden kulumista esittää pyynnön, ettei hakemusta enää käsitellä.

Uudelleensijoitettavan hakijatiedot
Työnhakijan tiedot poistetaan rekisteristä automaattisesti kahden vuoden kuluttua siitä, kun henkilölle on ensimmäisen kerran alettu lähettämään työntarjoamiskirjeitä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet ja luovutukset:

Säännönmukainen tietolähde on rekisteröity itse ja palveluntarjoajat, joita käytämme tehostamaan rekrytointiamme. Voimme myös saada tietoa kolmansilta osapuolilta, jotka ovat suositelleet hakijaa tehtävään tai julkisista tietolähteistä, jonne rekisteröity itse on asettanut tietonsa saataville (esim. Linkedin).

Rekisterissä olevia tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa sellaisille viranomaisille, joilla on tietojen saamiseen lakisääteinen oikeus.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, Rekisterinpitäjä varmistaa henkilötietojen turvallisen ja lainmukaisen käsittelyn Euroopan Komission hyväksymällä henkilötietojensiirtomekanismilla.

7. Rekisterin suojauksen

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Sähköisesti tallennettujen tietojen osalta järjestelmien käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeudet on rajattu ainoastaan sellaisille tahoille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseen. Sovelluksen käyttäjät on koulutettu järjestelmien käyttöön. Järjestelmiin tallennettuja tietoja voivat käsitellä vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Järjestelmiin tallennettavat henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla ja muilla tarpeen mukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokantoja sisältävät palvelinlaitteet säilytetään palveluntarjoajan lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain palveluntarjoajan asianmukaisesti valtuuttamilla henkilöillä.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi:

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille. Henkilötietoja ei myöskään käytetä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen profilointiin.

9. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Koska henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@iss.fi.